這個星期六Andy要去參加twhsi老師開立的『幸福行動家與時間管理研習會』。參加課程前老師有交代一項課前作業：
歡迎攜帶您慣用的時間管理工具（電腦、萬用手冊、PDA等），可以在現場和大家討論，分組報告時也可以展示
事實上跟我的想法很接近，再上課之前我得把我這兩年來逐漸改良的工具與方法，做一個整理，之後去上課時再與老師的內容做一個結合
在兩年前我購買了第一項Apple產品『Macbook』，在找尋屬於mac系統對應工作的軟體時，也開始接觸了一些時間管理的工具與方法，之後我對於時間管理（或者說個人管理更為適切）有下列幾個源頭作為基礎：
再來就是拜讀twhsi老師的之前文章。由於長期累積且依年代逐漸更新，所以我決定從最源頭一則一則讀起
Mulberry的時間事件簿則提供許多Windows上的應用
其他如Mobile01的蘋果板、appleseed, 蘋果核、筆記女王Ada的blog也有許多時間管理或應用的文章
再消化完這些概念與原理後，我就開始逐步找尋適合我自己的管理工具，先從純mac的軟體如iGtd到後來的Things
乃至於後來WINDOWS或跨平台的其他軟體，也試了很多，不過我發現我並非整天都待在電腦前面，而且純電腦輸入時也讓我失去手寫的感覺，所以有一陣子我回到傳統的筆記本模式
Andy非常推薦Keny的筆記本
筆記本有充分的彈性可以發揮也回歸了書寫的感覺，刺激了我的靈感與想像力。不過資料的分類、整理與搜尋上則比較不方便
筆記本的使用持續了一陣子後，我拿到家人移轉給我的pda手機Samsung i908
起初我覺得windows的pda非常的難用（智慧手機還是要apple呀，內心吶喊著），但在與新工作的windows系統的notebook結合時，我發現它有發揮的地方，並與其他軟體結合後成為我目前使用的個人時間管理工具組
0.計畫
每個人都有遠大的夢想或衍生出來的長中短期工作計畫，依照記事本圓夢計畫我們必須從大方向開始展開，從一生的夢想，製作成Dream board到展開至年、季、月、週、日等計畫。大型的計畫，我利用keynote（也就是mac的ppt）製作一張投影片，工作上的個人績效、計畫、kpi則依公司的格式製作文件或上傳至系統上，仍在思考規劃的階段則有紙筆或心智圖輔助。但個人覺得計畫無論使用哪種工具一定要搭配定期的review並搭配檢核表，且需要時時觀看與執行，要不再遠大的計畫也是白搭了
1.收件匣
我是個鬼點子很多的人，無時無刻都有奇怪的想法與鬼點子，而尤其人在走動、睡前、甚至是洗澡時都會有新的idea，好的想法若無法當下掌握，很可能做完下一件事在回過頭來時就消失了，因此好的隨身記錄工具就很重要了，pda上的windows Office Outlook的『記事』搭配電腦端，可以進行手機與兩台電腦（公司、家裡）進行同步，pda的手寫辨識也幫助我恢復兼顧傳統手寫與數位記錄的好處，所以我可以無時無刻的進行蒐集與筆記
2.工作
搭配Outlook的工作，我可以把收件匣裡的想法轉為行動，立刻拖拉成為並分類排定完成日期，也可以決定輕重緩急，而且同樣有同步功能可以讓我輕鬆轉換三個裝置
3.行事曆
工作中若已有確定日期、時間的行程，則可轉為行事曆，同樣也是在outlook裡非常好管理，而且行事曆的時間包含工作、下班、休假，符合書上所說『筆記本無需區分工作、個人、家庭』是可以一起規劃的。行事曆除了未來工作的規劃與排定外，其實對我來說，更重要的是事後的管理與分析，我可以記錄每天上班進行的工作內容與耗費時間，即可了解我在每一件事見上所耗費的工時，並可當做工作日誌，甚至研究我是不是浪費了不必要的時間在次要的事情上
4.Maybe or 次要的事
目前Outlook的管理有個缺點就是在gtd的理論中，收件匣是需要定時被清空的，該排工作的排工作、有時間的放行事曆，但次要的事情該放哪裡呢？就得找其他的媒介來儲存，但若是無法輕鬆瀏覽的地方就很容易被疏忽，若將次要的事情持續放在收件匣中則又不符gtd清空的原則，雖然移走很容易，但目前我還沒找到該放哪裡好。目前我定義每週或每月要定期review次要的事，不是完成它要不就是刪去它
5.專案
工作上的專案有專用的文件格式或資料庫來儲存，個人的部份在規劃時我會使用心智圖思考，個人的專案也沒有那麼複雜，若化為行動的則用to－do儲存，需要每日累積執行的則放在log
6.清單
生活中常有一些清單：如想購買的東西、想看的電影、想看的書，這些屬於清單類所以應用excel形式儲存，但需要在家裡、工作上轉換，所以我用google doc上的試算表來儲存。清單也可以增加一些欄位來記錄，例如採購清單要比價、分析與評估，敗家是一定要精打細算的啦
7.執行表
有些行動是需要持續進行的，之前有聽過一句話，重複執行同一件事事情，持續21天就可以養成習慣，以前我是用手寫話隔子的方式要求自己，看著格子就會有想把它們填滿的動力，現在則是用google的是試算表，另外同樣地，記帳我也用相同的方式，可以在兩台電腦上記錄，並作統計
8.原則
生活上遇到種種感想與啟發後，反饋回來之後，有些成為了心得與原則，例如：必須要做的事、避免要做的事、每天早上要做的事、誰說過的佳言，這一些要記錄下來並可以隨時翻閱提醒自己需要實踐
9.寫日記
記錄上面完林林總總，總仍然每天的心得、想法與故事
晨間日記的奇蹟告訴了我們日記要在早上寫，而且因此發展出了很多好用的寫日記程式
雖然很好用，但確實很考驗人的毅力，也考驗著我是否成功....目前我的心得日記，大事件還是以放在blog為主
目前我覺得這套方法與工具仍有的缺點：
1.主架構都儲存在outlook中，但其他資料分散各種程式、系統中，無法隨時overview、翻閱
2.各程式間資料也不易輕鬆轉換
3.部分資料儲存地點尚未找到合適的地方
寫了那麼多，雖然還沒找出百分之百符合自己需求的管理工具，Andy也相信未來仍會有更多更棒的工具來協助我們，但重要的是掌握工具、方法的精髓，適度的幫助我們，而非為了工具來遷就、或為了使用而使用，最重要的是『恆心、毅力與自律的要求自己』才是成功的真正途徑。
既然計畫與方法是自己定心甘情願訂的，就要好好努力完成它囉～期待星期六的課程，融會貫通之後再與大家分享 T.G.I.F.
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